Tämän asiakirjan tavoite on olla yleisohjeena jaoston puheenjohtajan toiminnan helpottamiseksi. Osa näistä tehtävistä voi olla delegoitu jaostossa eri henkilöille, mutta puheenjohtajan vastuulla on huolehtia siitä, että nämä asiat hoidetaan.
YKV:n toiminnasta vastaa vuosikokouksen valitsema johtokunta ja puheenjohtaja. Samoin vuosikokous päättää jaostojen esityksestä jaostojen puheenjohtajat ja kokoonpanon. Johtokunnan tehtävät on mainittu YKV:n säännöissä. Johtokunnan kokouksissa on kaikilla jaostojen puheenjohtajilla läsnäolo ja puheoikeus. Tärkeää olisi, että johtokunnalle tuotaisiin aina jaostojen tärkeimmistä asioista ja tapahtumista informaatiota. Näissä kokouksissa äänioikeus on vain johtokunnan varsinaisilla jäsenillä.
Jaostot toimivat itsenäisesti omaan toimintaansa liittyvässä varainhankinnassa. Rahaa jaoston toiminnan pyörittämiseen hankitaan monin eri tavoin. Tyypillisiä ovat kilpailujen järjestäminen, erilaiset tapahtumat, kökät jne. Ylistaron kunta on viime vuosina myöntänyt YKV:lle liikuntatoiminta-avustusta, jonka johtokunta on jakanut jaostoille toiminnan laajuuden perusteella. Toiminta-avustuksen määrään vaikuttaa jaoston toiminnan laajuus.
- junioritoiminnan laajuus ja monipuolisuus
- lajin harrastajien määrä jaostossa
- vetäjätoiminnan laajuus ja erilaiset tasot
- kilpailutoiminnan laajuus
- kilpailujen järjestämiset
- saavutukset
- kansainvälisen tason huiput ja sinne menossa olevatJos johtokunnan järjestämistä tapahtumista esim. Joutopäivät, saadaan voittoa, siitä luovutetaan jaostojen käyttöön johtokunnan päättämä summa.
Kunnan vapaa-aikalautakunnalta voi anoa koulutustukiavustusta toteutuneille koulutuskuluille.
Jaosto tekee esityksen johtokunnalle henkilöistä, joilla on jaoston tilien käyttöoikeus. Johtokunnan asiaa koskeva päätös toimitetaan vuosittain pankkeihin.
Yleensä jaoston rahavarojen käyttö täytyy perustua joko jaoston tekemään päätökseen tai selkeästi jaoston vastuulle kuuluvaan kustannukseen. Se voi perustua joko toimintaohjeeseen tai vakiintuneeseen käytäntöön. Yleisesti voisi ohjeena olla, että kun käytetään yhteisiä varoja, siitä pitäisi myös yhteisesti päättää.
Kirjanpito
Laki määrää, että varojen käytöstä täytyy tehdä kirjanpito. YKV:n johtokunta on palkannut kirjanpitäjän, joka tekee kirjanpidon sekä laatii vuosittain tilinpäätöksen ja tuloslaskelman vuosikokoukselle esitettäväksi ja hyväksyttäväksi. Kirjanpitäjä laskuttaa jaostoja tekemänsä työmäärän suhteessa.
Syyskokouksen valitsemat tilintarkastajat suorittavat tilikaudelta kirjanpidon ja tilinpäätöksen sekä hallinnon tarkastuksen sekä antavat siitä yleiselle kokoukselle lausuntonsa.
Kaikki kuitit ja tiliotteet toimitettava ajoissa kirjanpitäjälle. Jaoston puheenjohtaja tai vastaava huolehtii, että kaikki tulee perille. Kuitteja on hyvä toimittaa kirjanpitäjälle jo marraskuulla, mutta kaikki kuitit ja tiliotteet edelliseltä vuodelta on ehdottomasti oltava toimitettuna seuraavan vuoden tammikuun loppuun mennessä.
- Jokaisessa kuitissa oltava jaoston tilinkäyttöoikeuden omaavan hyväksymiskuittaus.
- Jokaisesta kuitista tulisi helposti selvitä, mihin kulu tai tulo kohdistuu. Näin kirjanpidon tiliöinti ja tilintarkastus on helpompaa. Kuitin tai pankkisiirron liitteenä tulee olla aina lähetysluettelo, lasku tai muu selvitys maksusta. Jos nämä tiedot eivät käsillä olevasta aineistosta selviä, mukaan voi liittää oman lisäselvityksen asiasta vaikka kuittiin käsin kirjoitettuna.
- Matkalaskuun pitää tulla aina osallistujien nimet.
- Käteisnostoon pitää liittää se tosite, mihin raha on käytetty ja summat täytyy täsmätä.
- Kuitit kerätään mappiin aikajärjestykseen, josta kirjanpitäjän on helppo tehdä tilit.
Tarkistettava, että kaikki kuitit ja tiliotteet on toimitettu kirjanpitäjälle tammikuun loppuun mennessä.
Jaostojen toimintakertomukset edelliseltä vuodelta tehtävä valmiiksi. Jaoston puheenjohtaja esittelee toimintakertomuksen johtokunnalle.
Jaostojen kokousten pöytäkirjat toimitetaan tilintarkastajalle.
Seuran kevätkokouksessa hyväksytään edellisen vuodet tilit ja toimintakertomukset. Jaoston puheenjohtaja ja mahdollisimman moni jäsen osallistuu yleiseen kokoukseen.
Johtokunta käsittelee kunnan myöntämät liikuntatoiminta-avustukset, jotka jaetaan jaostoille. Jaostojen perustelut tarpeellisia päätöksen pohjaksi.
Valmistaudutaan joutopäivien järjestämiseen. Toimihenkilöt eri tehtäviin selvitettävä.
Ilmoitusmyynti joutopäivälehteen.
Joutopäivien ja Multi-sportin järjestelytehtävissä tarvitaan tosi monen työpanosta.
Jaoston taloudellinen tilanne täytyy olla jatkuvasti seurannassa, jotta toimintaa voidaan pyörittää halutussa laajuudessa. Tässä vaiheessa on hyvä tehdä arviota menneestä ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin varainhankinnan ja toiminnan osalta loppuvuotta ajatellen.
Joutopäivien tuloksen jakaminen johtokunnassa
Tehdään esitykset johtokunnalle seuraavan vuoden toimintasuunnitelmasta, talousarviosta ja uuden jaoston toimihenkilöistä ja jäsenistä. Päätetään myös jaoston jäsenmäärästä. Jaoston puheenjohtaja kokoaa kaikkien toimihenkilöiden yhteystiedot (osoitteet, puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet). Tehdään johtokunnalle esitykset, kenelle annetaan tilien käyttöoikeudet.
Seuran syyskokous, jossa valitaan seuran johtokunta ja puheenjohtaja seuraavalle vuodelle. Seuran puheenjohtaja esittelee jaoston toimintasuunnitelman, talousarvion sekä jaoston jäsenet seuraavalle vuodelle.
Jaosto tekee esitykset liikuntalautakunnalle (yleensä 20.11. mennessä)
1.Ylistaron paras urheilija
2.Voittajakiekon saaja
3.Ryhtityttö
4.Ryhtipoika
5.Vetäjäpalkinnot (kaksi)
6.Tavoitepalkinnot (SM I- VI tai Pm I - III)
-Jos jollakin jaostolla ei ole ko. kriteerin täyttäviä urheilijoita, niin niistä lajeista palkitaan kaksi nuorta.
Jaosto toimittaa tiedot SM-mitalisteistaan (yksilö/viesti/joukkue) seuran puheenjohtajalle seuran stipendiä varten.
YKV:n stipendisääntö .
Kunnan ja urheilujärjestöjen joulujuhlaan osallistutaan mahdollisimman runsaslukuisesti. Juhlassa jaetaan mm. stipendit ja muut huomionosoitukset.
Tarkistetaan, että kaikki kuitit on hyväksytty asianmukaisesti ja toimitetaan ne mahdollisimman nopeasti kirjanpitäjälle.
Jokaisella jaostolla olisi toiminnan jatkuvuuden turvaamisesi ja tehostamiseksi hyvä olla kirjattuna jaoston toimintaan liittyvät, ajan tasalla olevat tärkeimmät toimintaohjeet ja varsinkin varojen käyttöön liittyvät yhteisesti sovitut periaatteet. Tältä pohjalta on puheenjohtajan ja rahastonhoitajan helpompi toimia.
Nämä toimintaohjeet on hyväksytty johtokunnan kokouksessa 18.11.2002